Quản lý phòng khám: Nên dùng phần mềm hay Excel?
Hỏi: Hiện nay mình đang có một phòng khám quy mô nhỏ, lượng bệnh nhân cũng không nhiều. Theo các bạn mình có nên mua phần mềm quản lý phòng khám dùng không hay chỉ cần dùng file excel để quản lý là đủ?
Trả lời: Bình thường nhu cầu cần quản lý bằng phần mềm phát sinh khi và chỉ khi:
1 - Số lượng bệnh nhân trong ngày quá nhiều, bệnh nhân đến khám, đến điều trị, đến mua thuốc đông, quá trình tương tác diễn ra liên tục
2 - Số lượng thuốc trong kho lớn. Ví dụ nếu phòng khám chỉ có khoảng 100 loại thuốc đang có trong kho thì chắc không cần dùng tới phần mềm nhiều vì vẫn có thể quản lý được thoải mái. Nhưng nếu có khoảng 500 hay thậm chí chỉ là 1000 loại thuốc thôi thì việc quản lý tồn kho (chưa nói tới các quản lý khác) sẽ rất khó khăn.
Ngoài 2 yếu tố trên thì còn có thể là do số lượng nhân viên tăng lên, nhu cầu theo dõi doanh thu hàng ngày chặt chẽ hơn, kiểm soát lượng vật tư - thuốc tiêu hao...
3 - Tư duy của người chủ về cách quản lý. Thông thường trong đời sống thực tế cũng như trong kinh doanh có 1 câu là cùng làm một công việc có khối lượng như nhau nhưng mỗi người khi thực hiện sẽ có các cách tiếp cận khác nhau thì sẽ có kết quả khác nhau (có thể cùng kết quả về giá trị nhưng khác nhau về thời gian thực hiện).
Ai có tư duy quản lý khoa học, mong muốn thay đổi cách quản lý của mình để cho việc kinh doanh “thông minh” hơn, tiện ích hơn, tốn ít thời gian hơn, tận dụng được nhiều thông tin để ra quyết định hơn… (tóm lại là hiệu quả hơn) thì sớm muộn họ sẽ đưa ứng dụng phần mềm vào để quản lý. Giống như ngày xưa chúng ta giao tiếp liên lạc với nhau chỉ bằng truyền miệng trực tiếp, rồi thư tín bưu điện. Sau này tiến tới là điện thoại, sms và bây giờ là mạng xã hội…Nhưng trong thực tế cũng sẽ có những người ngại tiếp cận và thay đổi, không phải là họ không biết đến việc áp dụng phần mềm mà khi mọi việc hàng ngày đã trở thành thói quen lặp đi lặp lại, họ không có ý muốn phá vỡ thói quen đó để thực hiện theo một hướng khác hiện đại hơn. Khi đào tạo sử dụng phần mềm cho những khách hàng của Nanosoft, có những khách hàng lớn tuổi nhưng rất tận tâm ghi chép các hướng dẫn sử dụng phần mềm, sau đó họ còn dạy lại phần mềm cho các bạn trẻ làm nhân viên cho họ, những người có bằng đại học hẳn hoi.
Mình không muốn nhắc lại tới giá trị cụ thể mà một phần mềm quản lý đem lại, nhưng mình có 1 ví dụ khác liên quan mà mình thấy rất rõ trên diễn đàn webketoan.vn. Đó là việc mình thấy rất nhiều bạn làm nghề kế toán (cả mới lẫn cũ) hỏi về nghiệp vụ, về quyết toán, báo cáo thuế, rồi báo cáo tài chính cuối năm…. Họ thực sự bận bịu tối ngày vào những nộp báo cáo. Trong khi kế toán bên mình cứ bình chân như vại vì mọi chứng từ đã nhập đầy đủ và tức thời khi nghiệp vụ phát sinh (được kiểm duyệt về tính đúng đắn của số liệu thường xuyên) và mọi kết quả là chỉ cần tới ngày nộp in cái doẹt từ phần mềm kế toán ra là đi nộp.
Tuy nhiên, yếu tố thứ 3 này sẽ thay đổi. Ví dụ có người mặc dù không thích hoặc sợ dùng phần mềm nhưng bị ảnh hưởng từ những người làm cùng nghề xung quanh đều dùng phần mềm cả. Cũng có người cũng thay đổi do được người nhà khuyên dùng, họ phân tích ưu và nhược điểm giữa quản lý thủ công và quản lý bằng công cụ. Thế là nhu cầu thay đổi dần theo thời gian.
Quy mô phòng khám lớn hay nhỏ, lượng bệnh nhân nhiều hay ít, quản lý bằng phần mềm hay excel đều không quan trọng. Điều quan trọng là bạn có tư duy thay đổi hướng hiện đại hay không, có dám thử nghiệm, áp dụng những cái mới vào việc quản lý của mình hay không, có dám đầu tư để phát triển hay không. Thay vì tốn thời gian vào việc cặm cụi ghi chép sổ sách, tính toán doanh thu thì hãy để những việc đó cho phần mềm lo – vì chúng ta đang sống trong nền kinh tế hiện đại. Hãy dành những thời gian quý báu đó vào việc phát triển những ý tưởng mới, những chiến lược mới để phát triển sự nghiệp kinh doanh của mình
Hi vọng bài viết trên đã giải đáp được phân vân của các bạn về việc có hay không việc nên mua phần mềm quản lý dùng thay cho Excel.